Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest UNIVALD FINANSE Waldemar Arendarski, ul. Mickiewicza 64, 41-807 Zabrze. Kontakt w sprawach danych: kontakt@rankauto.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sprawy przetwarzamy dane kontaktowe (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail), dane dotyczące firmy (nazwa, NIP, REGON, adres), treść zapytań i korespondencji, informacje o poszukiwanych samochodach, ofertach i finansowaniu oraz przebiegu obsługi klienta. Po rozpoczęciu transakcji możemy przetwarzać podpisaną umowę przedwstępną, w tym numer PESEL osoby fizycznej, oraz otrzymane od klienta potwierdzenie wpłaty kaucji, w tym dane nadawcy, rachunku bankowego i płatności. W celu przygotowania ubezpieczenia możemy pozyskać numer PESEL. W procesie organizacji finansowania, w zależności od wymagań wybranej instytucji i rodzaju wniosku, możemy pozyskiwać także dane identyfikacyjne (w tym PESEL i numer dokumentu tożsamości), kontaktowe, dotyczące zatrudnienia lub działalności gospodarczej, dochodów, zobowiązań, sytuacji majątkowej i finansowej, przedmiotu i warunków finansowania oraz wymagane dokumenty. Dane te mogą być otrzymywane w korespondencji e-mail lub w dokumentach przekazywanych przez klienta. Numeru dowodu osobistego nie zapisujemy w Inflow CRM; numer PESEL może znajdować się w CRM, w szczególności w skanie podpisanej umowy przedwstępnej. Dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu mogą obejmować adres IP i informacje o przeglądarce.

3. Cele i podstawy prawne

Obsługa zapytań, korespondencji i przygotowywanie propozycji odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba fizyczna podejmuje działania przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy obsługujemy kontakt z przedstawicielem przedsiębiorstwa lub prowadzimy korespondencję w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora. Zawarcie i wykonywanie umów z osobami fizycznymi, w tym obsługa umów przedwstępnych i kaucji: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Pozyskiwanie i przekazywanie danych wymaganych do przygotowania wniosku leasingowego lub ubezpieczenia odbywa się, zależnie od sytuacji, w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), lub w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora i współpracujących przedsiębiorców (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); gdy określony obowiązek wynika z prawa — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Realizacja obowiązków prawnych, w tym księgowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Bezpieczeństwo serwisu, ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz uzasadnione zachowanie historii relacji biznesowej: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, po ocenie niezbędności i wyważeniu interesów.

W ramach organizacji finansowania, zależnie od procedur instytucji finansującej, możemy otrzymać od klienta już wypełniony wniosek i przekazać go wybranemu leasingodawcy lub bankowi albo na podstawie danych otrzymanych od klienta samodzielnie wprowadzić informacje do systemu tej instytucji. Możemy też kontaktować się z klientem i instytucją w sprawie kompletności dokumentów i przebiegu procesu. Nie określamy samodzielnie kryteriów oceny zdolności finansowej ani nie podejmujemy decyzji o przyznaniu finansowania. Szczegółowy zakres danych wymaganych do rozpatrzenia wniosku i dalsze zasady ich przetwarzania określa także właściwa instytucja finansująca w swojej informacji o prywatności.

Marketing bezpośredni może być realizowany na podstawie odpowiedniej przesłanki z art. 6 RODO, z poszanowaniem prawa sprzeciwu. Przesyłanie ofert e-mailem oraz marketingowy kontakt telefoniczny następują wyłącznie wtedy, gdy spełnione są wymogi dotyczące zgody na dany kanał komunikacji wynikające z Prawa komunikacji elektronicznej. Zgoda na marketing nie jest warunkiem wysłania zapytania.

4. Odbiorcy danych

Zapytanie wysłane przez formularz Rankauto.pl trafia początkowo do UNIVALD FINANSE. W zależności od wybranej usługi niezbędne dane mogą być przekazywane właściwemu Autoryzowanemu Dealerowi, bankowi, firmie leasingowej, agentowi lub brokerowi ubezpieczeniowemu, zakładowi ubezpieczeń albo innemu podmiotowi uczestniczącemu w obsłudze transakcji. Partnerzy finansowi i ubezpieczeniowi mogą samodzielnie określać cele i sposoby przetwarzania danych w zakresie swoich usług oraz przekazywać własne informacje o przetwarzaniu danych. Korzystamy z usług home.pl (hosting serwisu i firmowa poczta) oraz Inflow CRM sp. z o.o. (obsługa relacji z klientami, ofert i dokumentów transakcyjnych). Do Inflow CRM mogą trafiać skany podpisanych umów przedwstępnych, zawierające w określonych przypadkach PESEL, oraz otrzymane potwierdzenia przelewów kaucji. W procesie leasingowym możemy otrzymywać na firmowy e-mail numer PESEL i numer dowodu osobistego, jeżeli są wymagane przez właściwą instytucję finansującą, oraz przekazywać je tej instytucji. Numerów dowodów osobistych nie przechowujemy w Inflow CRM. Numer PESEL może być przetwarzany również w CRM, w szczególności gdy widnieje w skanie podpisanej umowy przedwstępnej. Zgodnie z informacjami dostawcy Inflow CRM korzysta z infrastruktury w Niemczech, a kopie zapasowe przechowywane są we Francji i Holandii; wśród wskazanych podwykonawców znajdują się DigitalOcean LLC, Amazon Web Services EMEA SARL i MongoDB Limited. Dane mogą być udostępniane także niezbędnym dostawcom usług, w tym księgowych, oraz podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.

W zależności od procedury wybranej instytucji finansującej możemy przekazać jej dokumenty i wniosek otrzymane od klienta albo wprowadzić przekazane przez klienta dane bezpośrednio do systemu tej instytucji. Zakres przekazywanych danych wynika z rodzaju wniosku i wymagań instytucji. Dane przetwarzane przez instytucję finansującą po ich otrzymaniu podlegają również jej własnym zasadom ochrony danych.

5. Jak długo przechowujemy dane

Dane są przechowywane przez czas niezbędny do obsługi zapytania, prowadzenia sprawy, wykonania umowy i realizacji obowiązków prawnych. Dotyczy to również wiadomości i załączników przesyłanych na firmową skrzynkę e-mail, w tym wniosków leasingowych, danych finansowych oraz numerów PESEL i dokumentów tożsamości otrzymanych na potrzeby finansowania — przechowujemy je tylko tak długo, jak jest to niezbędne dla danego procesu albo ochrony uzasadnionych roszczeń. Dokumenty księgowe oraz dokumentacja transakcji są przechowywane przez okresy wynikające z odpowiednich przepisów, a dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — przez okres uzasadniony tym celem.

Wybrane dane oraz historia korespondencji mogą być zachowane w celu odtworzenia wcześniejszych ustaleń i zapewnienia ciągłości relacji biznesowej, o ile dalsze przetwarzanie jest niezbędne i uzasadnione po uwzględnieniu praw i interesów osób, których dane dotyczą. Przyjmujemy przegląd nieaktywnych relacji co pięć lat; nie jest to automatyczny termin usuwania danych ani podstawa do bezterminowego przechowywania wszystkich wiadomości. Dane zbędne usuwa się lub anonimizuje także wcześniej, jeżeli nie istnieje inna podstawa ich zachowania.

Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej są wykorzystywane w tym celu do wycofania zgody lub wcześniejszego ustania celu; ograniczone informacje o udzieleniu i wycofaniu zgody mogą być zachowane, jeśli jest to niezbędne do wykazania zgodności z prawem.

6. Twoje prawa

W granicach wynikających z RODO przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. W przypadku marketingu bezpośredniego można wnieść sprzeciw w dowolnym momencie, a dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Można też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Dobrowolność danych i decyzje automatyczne

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez informacji niezbędnych do kontaktu nie będziemy mogli odpowiedzieć. Podanie dodatkowych danych wymaganych do zawarcia umowy, przygotowania polisy lub wniosku leasingowego może być niezbędne do realizacji wybranej usługi; ich niepodanie może uniemożliwić jej wykonanie. Rankauto nie podejmuje decyzji o przyznaniu finansowania; decyzje w tym zakresie podejmują właściwe instytucje finansujące zgodnie ze swoimi zasadami. Informacje o ewentualnym zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji przez te instytucje przekazują one w swoich klauzulach informacyjnych.

8. Transfer danych poza EOG

Zgodnie z pisemną informacją przekazaną przez Inflow CRM sp. z o.o. w ramach tej usługi nie dochodzi do przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Informacja ta dotyczy usługi Inflow CRM i nie stanowi potwierdzenia lokalizacji ani zasad przetwarzania danych przez wszystkich pozostałych dostawców lub partnerów. Jeśli w innych procesach dojdzie do przekazania danych poza EOG, nastąpi ono na zasadach i z zabezpieczeniami wymaganymi przez RODO. Szczegółowe informacje dotyczące konkretnego przekazania można uzyskać, kontaktując się z administratorem danych.

9. Cookies i kontakt

Informacje o technologiach zapisywanych na urządzeniu znajdują się w Polityce cookies. W sprawach prywatności napisz na kontakt@rankauto.pl.